Alexander Barth ist Betriebshofleiter der Stadt Überlingen. Mit einer Einwohnerzahl von rund 22.000 gibt es hier einiges zu tun. Doch nicht nur die Mitarbeiter des Betriebshofes gehen hier ein und aus. An die 250 Fahrer haben eine Berechtigung für die hofeigene Tankstelle. 24 Stunden steht diese zur Verfügung. Doch Herr Barth hat jede Tankung im Blick, auch wenn er nicht vor Ort ist.

Von den hauptamtlichen Fahrzeugen mit Winterdienst, über die Feuerwehr, Gärtnerei, Forstwirtschaft und Pflegedienst – alle tanken Sie beim zentralen Werkhof in Überlingen mit eigener Betriebstankstelle. Seit über 20 Jahren wird diese Tankstelle über die Tankdatenerfassung der Firma Leibold Fuhrpark-Systeme verwaltet. Leibold bietet modernste Technologien in Hard- und Software im Bereich Tankautomaten zur Kontrolle der Treibstoffverbräuche bei Betriebstankstellen. Jede Tankung wird durch moderne Transpondertechnologie am Tankautomaten registriert. Wer tankt mit welchem Fahrzeug wann und wie viel? Diese Informationen werden unmittelbar im Büro dargestellt und somit hat Betriebsleiter Barth jede Tankung sofort im Blick. Die netzwerkfähige Software ermöglicht eine transparente Verwaltung über ihren Verbrauch pro Fahrzeug, selektiert nach Fahrzeuggruppen, zeigt Termine und Intervalle auf einen Blick und regelt die Tanklagerverwaltung.

Im Interview mit Herrn Barth, Betriebshofleiter Stadt Überlingen

Welche Plus-Punkte bietet Ihnen das Leibold – Tanksystem?

Von größtem Vorteil stellt ganz klar da, dass ich alle Tankungen verfolgen kann. Mit einem Blick in das Tankprotokoll sehe ich jede Tankung mit Person, Datum, Liter und Fahrzeug – live von meinem Arbeitsplatz aus. Wir haben viele unterschiedliche Fahrzeuge im Einsatz, auch kleine Geräte und Kanister. Über 250 Fahrer haben eine Berechtigung zum Tanken. Unser Betriebshof muss 24 Stunden für unsere Fahrzeuge zugänglich sein. Da verliert man sonst schnell den Überblick. Jede Betankung wird aber genau aufgezeichnet.

Herr Barth, welche Auswertungen sind für Sie am Wichtigsten?

Mich interessiert beispielsweise der Durchschnittsverbrauch eines Fahrzeuges im Winterdienst-Modus oder ich kann bei einer Selektion nach "Fahrzeuggruppen" die Gesamtkilometer der Feuerwehr der letzten Woche einsehen. Ebenso vereinfacht es die internen Abläufe wie beispielsweise mit der Werkstatt. Unser Werkstattleiter kann sich bestimmte Wartungsintervalle nach Zeitintervallen direkt ausdrucken.

Wie verwalten Sie Ihr Tanklager?

Das Programm schickt automatisch bei einem Mindestbestand von 2.000 Litern drei E-Mails an unterschiedliche Lieferanten mit einer Angebotsanfrage heraus. Nach Eingang kann man sofort beim Lieferanten bestellen. Es besteht keine Gefahr mehr, dass der Tankbestand leer wird und wir unnötig mit Zusatzaufwand (Fahrzeiten, Spritpreise etc.) im öffentlichen Bereich tanken müssen.

Führerscheinkontrolle während dem Tankvorgang

Neu beim Betriebshof Überlingen ist nun die Führerscheinkontrolle während dem Tankvorgang. Jeder Fahrer, vom ehrenamtlichen Mitarbeiter der Feuerwehr über den Betriebsleiter hat einen kleinen Klebechip auf seinem Führerschein. Mit diesem registriert sich der Fahrer berührungslos am Tankautomaten durch Vorhalten des Führerscheins. Meist kann dieser sogar in der Geldbörse bleiben. Registriert werden der Fahrer und die Führerscheinnummer. Hinterlegte Parameter in der Software zeigen die Gültigkeit des Führerscheins.

Die regelmäßige Kontrolle des Führerscheins ist unabhängig von der Fuhrparkgröße eine gesetzliche Pflicht des Unternehmens oder der Kommunen und kann bei Missachtung zu Haft- oder Geldstrafen bei den Arbeitgebern, bzw. Betriebshofleitern führen. Dabei ist allerdings nicht genau geregelt, wie häufig dieser Halterpflicht nachgekommen werden muss. Oft wird eine halbjährliche Überprüfung als hinreichend betrachtet. Bei der Führerscheinkontrolle während dem Tankvorgang ist demnach ein Mitführen des Führerscheins gewährleistet, sobald der Fahrer vom Hof fährt. Denn das Ziel ist es, ohne Führerschein auch kein Treibstoff.

Macht die Führerscheinkontrolle für Sie einen Sinn?

Als Betriebsleiter trägt man in vielen Bereichen Verantwortung. Die gesetzliche Regelung gibt eine regelmäßige Kontrolle bei jedem Fahrer vor. Hieraus erwächst auch eine Dokumentationspflicht. Denn im Falle des Falles muss nachgewiesen werden können, dass die Führerscheine kontrolliert wurden. Dies zu automatisieren gibt Gewissheit. Die Software von Leibold dokumentiert jeden Schritt.

Gleichzeitig erleichtert die Software viele Arbeitsschritte. Mit einem Mausklick habe ich eine Auflistung aller Fälligkeiten vor mir. Zu jedem Fahrer können noch zusätzlich Intervalle wie Seminare etc. hinterlegt werden. Dies war vorher eine große Zettelwirtschaft und nahm viel Zeit in Anspruch.

Ebenso kann jeder Mitarbeiter auch ohne Tankung seinen Führerschein durch Vorhalten am Terminal überprüfen lassen und wir kommen somit unserer gesetzlichen Pflicht nach.

Gibt es noch weitere interessante Schritte im Bereich Fuhrpark-Management?

Wir haben festgestellt, dass die RFID-Chips auf den Führerscheinen universell einsetzbar sind. Momentan haben die Fahrer noch einen Schlüssel für die Toreinfahrt, ca. 250 Fahrer sind im Einsatz. Dadurch herrscht ein großes Chaos der "Schlüsselwirtschaft." Durch ein Torterminal der Firma Leibold Fuhrpark-Systeme, welches ebenso mit der Führerschein-ID gekoppelt wird, könnte man alles aus einer Hand laufen lassen.

Inwiefern ist AdBlue bei Ihnen ein Thema?

Auch die Kommunen müssen die gesetzlichen Anforderungen von Euro 5 und Euro 6 bezüglich der Stickoxid Emission im Abgas von Dieselfahrzeugen erfüllen. Tatsache ist demnach, dass in den nächsten Jahren alle Fahrzeuge nur noch mit AdBlue laufen dürfen. Geplant ist ein AdBlue Container neben der Tankstelle aufzubauen. Dieser Verbrauch kann dann ebenso über die Leibold Tankdatenerfassung aufgezeichnet werden.

Fazit zur Tankdatenerfassung mit der Firma Leibold:

Das Handling der Software ist sehr einfach. Das System bietet unglaublich viele Details. Wir sind immer wieder aufs Neueste überrascht, was die Software alles kann. Meist zeigt sich die wahre Qualität erst nach einiger Zeit im Einsatz. Dieses System hält wirklich, was es verspricht. Bei Servicefragen zur Hard- und Software erhält man nach kürzester Zeit einen Rückruf und man hat das Gefühl, dass hier einem wirklich geholfen werden möchte.

Fazit allgemein: Selbst bei den derzeitigen günstigen Spritpreisen spart die Kommune mindestens 8% zu einer öffentlichen Tankstelle ein. Bei einem durchschnittlichen Verbrauch von ca. 10.000 Liter / Monat weist dies eine hohe Rentabilität auf.